Procedura antymobbingowa 2026. Jak ją przygotować i co powinno się w niej znaleźć?

Stan prawny: 2 października 2026 r.

Jeżeli firma przygotowuje się do nowych przepisów o mobbingu, nie warto zaczynać od szukania gotowego wzoru regulaminu.

Najpierw trzeba ustalić, jak system ma działać w organizacji: kto przyjmuje zgłoszenia, co dzieje się po ich otrzymaniu, jak firma reaguje na konflikt interesów, jak firma chroni informacje, co robi po zakończeniu sprawy i jakie działania prowadzi regularnie, zanim ktokolwiek zgłosi mobbing.

Od 5 listopada 2026 r. każdy pracodawca ma systematycznie przeciwdziałać mobbingowi poprzez prewencję, wykrywanie, reagowanie, działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych mobbingiem.[1]

Jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 10 pracowników, pracodawca musi dodatkowo formalnie ustalić reguły, procedury i częstotliwość działań dotyczących mobbingu, dyskryminacji, nierównego traktowania oraz naruszania godności i innych dóbr osobistych. (Chodzi o pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy, a nie wszystkie osoby współpracujące z firmą, np. na B2B.) [2]

Poniżej pokazujemy, jak przełożyć ten obowiązek na dokument, który da się stosować w praktyce.

Czy osobny dokument jest naprawdę potrzebny?

Osobny regulamin nie zawsze jest potrzebny. Jeżeli wymagane zasady znajdują się już w układzie zbiorowym albo regulaminie pracy, ustawa nie wymaga tworzenia dodatkowego dokumentu tylko po to, żeby nazwać go antymobbingowym.

Wymagane reguły, procedury i częstotliwość działań mogą znaleźć się w:

• układzie zbiorowym pracy,
• regulaminie pracy,
• albo w odrębnym regulaminie, jeżeli nie zostały uregulowane w dwóch pierwszych dokumentach.[2]

Dlatego przed rozpoczęciem pracy nad nowym regulaminem warto sprawdzić, jakie rozwiązania już funkcjonują w firmie.

Jak przygotować procedurę krok po kroku?

1. Zakres dokumentu

To pierwszy punkt, w którym łatwo popełnić błąd.

Nowe przepisy nie dotyczą wyłącznie mobbingu. Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników ma również uregulować działania dotyczące:

naruszania godności i innych dóbr osobistych, nierównego traktowania oraz dyskryminacji.[2]

Dlatego stara procedura oparta wyłącznie na pytaniu:

„Czy doszło do mobbingu?”

może być zbyt wąska.

Pracownik może przecież zgłosić jednorazowe poniżenie, niewłaściwy komentarz, naruszenie jego prywatności czy dyskryminujące traktowanie. Nie każda taka sytuacja będzie mobbingiem, ale nadal może wymagać reakcji firmy.

W dokumencie warto więc zacząć od określenia jego zakresu, a nie tylko od definicji mobbingu.

2. Sposób zgłaszania problemu

Procedura powinna jasno odpowiadać na pytanie:

Mam problem. Do kogo mogę z nim pójść?

Ustawa nie narzuca jednego formularza ani konkretnego adresu e-mail.

To firma musi zdecydować:

• kto przyjmuje zgłoszenia,
• jakie kanały są dostępne,
• czy można zgłosić problem ustnie,
• czy trzeba je później udokumentować,
• czy dopuszcza anonimowe sygnały,
• co zrobić, jeżeli zgłoszenie dotyczy osoby, która normalnie je przyjmuje.

MRPiPS wskazuje, że regulacje powinny obejmować m.in. sposób zgłaszania przypadków oraz reagowania na nie.[3]

Nie warto komplikować tego bez potrzeby. Kanał, którego pracownicy nie rozumieją albo któremu nie ufają, będzie istniał tylko na papierze.

3. Alternatywna ścieżka zgłoszenia

To szczególnie ważne w mniejszych firmach.

Jeżeli dokument mówi:

„Wszystkie zgłoszenia kierujemy do HR”

trzeba też odpowiedzieć na pytanie:

A co, jeśli zgłoszenie dotyczy HR?

To samo dotyczy managera, CEO, członka zarządu, właściciela albo osoby wyznaczonej do prowadzenia postępowań.

Dlatego procedura powinna przewidywać co najmniej jedną alternatywną ścieżkę.

Może to być druga osoba w organizacji, zarząd, właściciel, osoba wyznaczona spoza danego pionu albo – jeśli firma tak zdecyduje – podmiot zewnętrzny.

Ustawa nie daje tu jednego gotowego modelu. Firma musi zaprojektować rozwiązanie, które będzie działało również w trudnych przypadkach.

4. Działanie po otrzymaniu zgłoszenia

Samo podanie adresu e-mail to nie procedura.

Pracownik powinien wiedzieć przynajmniej:

kto zapoznaje się ze zgłoszeniem → kto podejmuje decyzję o dalszym działaniu → jak ustalane są fakty → jak strony są informowane → kto podejmuje decyzję na końcu.

Nie każde zgłoszenie musi prowadzić do identycznego postępowania.

Czasem wystarczy szybka reakcja managera. Czasem potrzebne będzie formalne postępowanie wyjaśniające. W innej sytuacji może być konieczne natychmiastowe zabezpieczenie osoby przed dalszymi zachowaniami.

Procedura powinna więc wyznaczać ramy działania, ale nie powinna być tak sztywna, żeby zmuszać firmę do prowadzenia tego samego procesu w każdej sytuacji.

5. Ustalanie faktów

Nowa ustawa nie wymaga powoływania komisji antymobbingowej.

Komisja jest jednym z możliwych rozwiązań, a nie obowiązkowym elementem każdego systemu.

W dużej organizacji kilkuosobowy zespół może być dobrym rozwiązaniem. W firmie zatrudniającej kilkanaście czy kilkadziesiąt osób może natomiast okazać się niepraktyczny.

Możliwe są różne modele:

stała komisja, osoby powoływane do konkretnej sprawy, HR wraz z przedstawicielem organizacji, osoba wskazana przez pracodawcę czy wsparcie zewnętrzne.

PIP od dawna wskazuje komisję jako jedno z możliwych rozwiązań organizacyjnych, ale nie jako ustawowy obowiązek.[4]

Najważniejsze pytanie brzmi więc nie:

„Czy organizacja ma komisję?”

ale:

„Czy organizacja ma sposób bezstronnego ustalenia faktów?”

6. Konflikt interesów

Nie wystarczy wskazać, kto prowadzi postępowanie.

Trzeba też ustalić, kiedy ta osoba nie powinna go prowadzić.

Jeżeli członek komisji jest przełożonym osoby zgłaszającej, bliskim współpracownikiem osoby, której dotyczy zarzut, albo sam uczestniczył w opisywanych wydarzeniach, jego udział może podważyć wiarygodność całego postępowania.

Dlatego warto określić:

kiedy osoba zostaje wyłączona ze sprawy, kto ją zastępuje oraz kto podejmuje decyzję w razie wątpliwości dotyczących bezstronności.

To nie jest osobny punkt narzucony wprost przez ustawę. Jest to jednak jeden z tych elementów, bez których procedura może przestać działać właśnie przy najtrudniejszych zgłoszeniach.

7. Zasady poufności

Nie warto obiecywać pracownikom:

„Wszystko pozostanie całkowicie tajne”.

Czasami nie będzie to możliwe.

Osoba, której zachowanie zostało zgłoszone, powinna mieć możliwość odniesienia się do konkretnych zarzutów. Konieczne mogą być rozmowy ze świadkami, analiza dokumentów lub przekazanie informacji osobom podejmującym decyzję.

Lepszym rozwiązaniem jest określenie:

kto ma dostęp do informacji, do jakich informacji, w jakim celu i komu wolno je dalej przekazywać.

Zaufanie do systemu ma realne znaczenie. W badaniu Antal i Dobra Fundacja 71% respondentów oczekiwało formalnego systemu zgłaszania skarg, a brak zaufania do procedur oraz obawa przed odwetem były wskazywane jako główne przyczyny milczenia osób doświadczających mobbingu.[5]

8. Zgłoszenia anonimowe

Anonimowy kanał nie jest obowiązkowy.

Jeżeli firma go wprowadza, procedura powinna określić, co dzieje się po otrzymaniu takiego sygnału.

Anonimowe zgłoszenie może być wartościową informacją o sytuacji w zespole, ale może również nie zawierać danych pozwalających przeprowadzić pełne postępowanie.

Dlatego warto rozdzielić dwie rzeczy:

przyjęcie sygnału oraz możliwość formalnego rozstrzygnięcia konkretnej sprawy.

PIP wskazywała anonimowe zgłoszenia jako możliwe rozwiązanie, ale nie jako obowiązek pracodawcy.[4]

9. Terminy działania

Ustawa nie określa:

7 dni na przyjęcie zgłoszenia, 30 dni na postępowanie czy 14 dni na odpowiedź.

Jeżeli takie liczby pojawiają się w gotowym wzorze, nie oznacza to automatycznie, że pochodzą z Kodeksu pracy.

Mimo to brak jakichkolwiek ram czasowych też nie jest dobrym rozwiązaniem.

Osoba zgłaszająca powinna wiedzieć, kiedy otrzyma pierwszą informację i co stanie się, jeśli postępowanie będzie trwało dłużej.

Zamiast przepisywać przypadkowe terminy, warto ustalić takie, których organizacja jest w stanie dotrzymać.

10. Działania po ustaleniu faktów

Procedura nie powinna kończyć się zdaniem:

„Komisja stwierdziła, że mobbing wystąpił / nie wystąpił”.

Nowe przepisy mówią wprost o działaniach naprawczych i wsparciu osób dotkniętych mobbingiem.[1]

Po zakończeniu sprawy może być konieczne np.:

zmienienie sposobu pracy zespołu, reakcja wobec sprawcy, dodatkowe wsparcie managera, działania wobec pracowników, odbudowanie relacji czy zapewnienie wsparcia osobie dotkniętej problemem.

Warto też pamiętać o sytuacji, w której mobbing nie zostaje potwierdzony, ale ujawnione zostają inne poważne problemy.

Brak mobbingu nie oznacza automatycznie:

„Nic się nie wydarzyło i nie trzeba nic robić”.

11. Działania zapobiegawcze

Nowy obowiązek nie zaczyna się od momentu otrzymania skargi.

Pracodawca ma również prowadzić działania prewencyjne.[1]

W regulacji warto więc określić, jakie działania firma podejmuje zanim pojawi się problem.

Mogą to być m.in. działania informacyjne, szkolenia, przygotowanie managerów, zasady komunikacji czy inne rozwiązania dopasowane do organizacji.

Ustawa nie narzuca jednego zestawu narzędzi.

To firma ma zdecydować, jakie działania będą miały sens w jej środowisku pracy.

12. Wykrywanie problemów

To jeden z najbardziej niedocenianych elementów nowych przepisów.

Pracodawca ma nie tylko reagować, ale również wykrywać mobbing.[1]

Nie oznacza to, że ustawa każe każdej firmie prowadzić konkretną ankietę.

Źródła sygnałów mogą być różne: rozmowy z pracownikami, badania pracownicze, dane o rotacji i absencji, exit interview, zgłoszenia do HR, sygnały od managerów czy anonimowe ankiety.

Trzeba odpowiedzieć na pytanie:

Skąd firma dowie się o problemie, jeżeli pracownik nie złoży formalnej skargi?

Przeczytaj, jak wykrywać mobbing i zachowania niepożądane w firmie.

13. Częstotliwość działań

To element, którego po zmianach nie należy pomijać.

Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników ma określić nie tylko reguły i procedury, ale także częstotliwość działań.[2]

Ustawa nie mówi jednak:

„szkolenie co 12 miesięcy” ani „ankieta co pół roku”.

To organizacja ma ustalić, jak często będzie prowadzić te działania.

Trzeba więc ustalić np.:

jak często firma przegląda system, kiedy prowadzi działania informacyjne, jak często wraca do tematu z managerami, kiedy analizuje sygnały i czy określone badania będą prowadzone cyklicznie.

Nie chodzi o wpisanie przypadkowej liczby do regulaminu.

Częstotliwość powinna odpowiadać temu, co firma rzeczywiście zamierza robić.

Przykładowa struktura procedury lub regulaminu

Przy tworzeniu dokumentu od podstaw taki spis treści może być dobrym punktem wyjścia:

1. Cel i zakres regulacji. Czego dotyczy dokument i kogo obejmuje.
2. Podstawowe zasady obowiązujące w organizacji. Jakich zachowań firma nie akceptuje i czego oczekuje od pracowników i osób zarządzających.
3. Zakres zachowań objętych regulacją. Mobbing, dyskryminacja, nierówne traktowanie, naruszenia godności i innych dóbr osobistych.
4. Prewencja. Jak firma zapobiega problemom.
5. Wykrywanie. Jak organizacja wychwytuje sygnały także przed formalnym zgłoszeniem.
6. Kanały zgłoszeń. Do kogo i w jaki sposób można się zgłosić.
7. Zgłoszenia anonimowe. Jeżeli firma je dopuszcza – jak będą traktowane.
8. Pierwsza reakcja na zgłoszenie. Kto analizuje sytuację i podejmuje decyzję o dalszych krokach.
9. Ustalanie faktów. Kto prowadzi sprawę i według jakich zasad.
10. Bezstronność i konflikt interesów. Kiedy osoba jest wyłączana ze sprawy i kto ją zastępuje.
11. Poufność i dostęp do informacji.
12. Komunikacja ze stronami i podstawowe terminy.
13. Zakończenie postępowania i podejmowanie decyzji.
14. Działania naprawcze.
15. Wsparcie osób dotkniętych problemem.
16. Częstotliwość działań okresowych i przegląd systemu.
17. Sposób wejścia regulaminu w życie.

Ustawa nie narzuca takiego spisu treści.

To praktyczna struktura, która pomaga przełożyć wymagania nowych przepisów na działający system.

Co zrobić ze starą procedurą?

Jeżeli w firmie funkcjonuje już polityka antymobbingowa, kodeks etyczny albo starsza procedura, nie trzeba automatycznie zaczynać od pisania nowej. Nie wystarczy jednak zmienić daty i definicji mobbingu.

Warto kolejno sprawdzić:

Czy obejmuje tylko mobbing, czy także inne zachowania objęte nowymi regulacjami?
Czy definicja mobbingu jest aktualna?
Czy opisuje tylko zgłoszenia, czy również prewencję i wykrywanie?
Czy wiadomo, kto i jak reaguje?
Czy istnieje alternatywna ścieżka dla konfliktu interesów?
Czy określono działania po zakończeniu sprawy?
Czy przewidziano wsparcie?
Czy określono częstotliwość działań?
Czy dokument ma właściwą formę i zostanie prawidłowo uzgodniony?

Dopiero po takim przeglądzie można zdecydować, czy wystarczy aktualizacja, czy lepiej przygotować dokument od nowa.

Jak formalnie wprowadzić regulamin?

Jeżeli wymagane treści znajdą się w odrębnym regulaminie z art. 94³a, trzeba przeprowadzić wymagane uzgodnienia.

Jeżeli działają związki zawodowe, regulamin uzgadnia się z nimi.

Jeżeli nie ma związków zawodowych, treść uzgadnia się z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy.[2]

Jeżeli w terminie 30 dni od przedstawienia projektu nie uda się osiągnąć uzgodnienia, ustawa pozwala pracodawcy ustalić regulamin z uwzględnieniem tego, co uzgodniono w toku rozmów.[2]

Inaczej wygląda to, gdy wymagane treści trafiają do regulaminu pracy, a nie do odrębnego regulaminu. Regulamin pracy uzgadnia się z zakładową organizacją związkową, a jeżeli związków nie ma, ustala go sam pracodawca (art. 104² Kodeksu pracy). W tym trybie przepisy nie przewidują uzgodnień z przedstawicielami pracowników.

Do regulaminu stosuje się również odpowiednio art. 104³ Kodeksu pracy. Oznacza to, że wchodzi on w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników.[6]

Dlatego procesu nie warto odkładać na ostatni tydzień.

Do kiedy trzeba to zrobić?

Nowe przepisy wchodzą w życie 5 listopada 2026 r.

Pracodawcy mają sześć miesięcy na dostosowanie regulaminu pracy albo wydanie regulaminu przewidzianego w art. 94³a, czyli do 5 maja 2027 r.[7]

Nie oznacza to jednak, że do maja 2027 r. można ignorować nowe zasady.

Od 5 listopada pracodawca ma już obowiązek systematycznie zapobiegać mobbingowi, wykrywać go, reagować, podejmować działania naprawcze i zapewniać wsparcie.[1]

A co z pracodawcami zatrudniającymi mniej niż 10 pracowników?

Takiego pracodawcy nie dotyczy szczególny obowiązek formalny z art. 94³a.

Nadal jednak ma obowiązek systematycznie przeciwdziałać mobbingowi.[1]

Jeżeli pracodawca zatrudnia mniej niż 10 pracowników, ale w firmie obowiązuje regulamin pracy, warto osobno sprawdzić jego treść pod kątem nowego art. 104¹ § 1 pkt 10 Kodeksu pracy.

W małej firmie rozwiązanie może być prostsze.

Nie ma potrzeby kopiowania systemu stworzonego dla organizacji zatrudniającej 3000 osób. Nadal jednak powinno być wiadomo:

jakie zasady obowiązują → jak można zgłosić problem → kto reaguje → jak firma ustala fakty → co robi po zakończeniu sprawy.

Prosty system, który działa, jest lepszy od dwudziestostronicowej procedury, której nikt nie rozumie.

Czy gotowy wzór procedury wystarczy?

Może być punktem wyjścia.

Nie powinien być jednak wdrażany bez sprawdzenia, czy pasuje do firmy.

Gotowy wzór może np.

kierować wszystkie zgłoszenia do osoby na stanowisku, którego w danej firmie nie ma, tworzyć komisję niemożliwą do powołania w małym zespole, przewidywać terminy, których organizacja nie jest w stanie dotrzymać, albo obiecywać anonimowość czy poufność, których nie da się zapewnić w praktyce.

Najważniejsze nie jest więc pytanie:

„Czy firma ma wzór?”

ale:

„Czy wiadomo, co firma zrobi, kiedy pojawi się prawdziwe zgłoszenie?”

Jeżeli odpowiedź brzmi „tak”, dokument zaczyna spełniać swoją funkcję.

Jeżeli nie – warto wrócić do jego konstrukcji.

FAQ

---

Sprawdź, które elementy systemu wymagają dopracowania: wypełnij bezpłatną Mapę gotowości antymobbingowej. Zobacz też pozostałe materiały w bazie wiedzy.

Przypisy i źródła

[1] Kodeks pracy, art. 94³ § 1 w brzmieniu obowiązującym od 5 listopada 2026 r. Pracodawca ma obowiązek systematycznie przeciwdziałać mobbingowi, w szczególności poprzez działania prewencyjne, wykrywanie mobbingu, właściwe reagowanie, działania naprawcze oraz wsparcie osób dotkniętych mobbingiem.
Źródło: ustawa z dnia 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, Dz.U. z 2026 r. poz. 1046.
https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/1046/ogl

[2] Kodeks pracy, art. 94³a oraz art. 104¹ § 1 pkt 10 w brzmieniu obowiązującym od 5 listopada 2026 r. Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników ma ustalić reguły, procedury oraz częstotliwość działań dotyczących ochrony godności i innych dóbr osobistych, równego traktowania, dyskryminacji i mobbingu. Jeżeli elementy te nie są określone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, pracodawca ustala je w regulaminie, o którym mowa w art. 94³a. Przepis określa również zasady uzgadniania jego treści ze związkami zawodowymi albo przedstawicielami pracowników.
Źródło: ustawa z dnia 19 czerwca 2026 r., Dz.U. z 2026 r. poz. 1046.
https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/1046/ogl

[3] Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, materiały „Pytania i odpowiedzi” dotyczące zmian w przepisach o mobbingu. Materiał wyjaśnia założenia nowych przepisów i sposób rozumienia systematycznego przeciwdziałania mobbingowi. W zakresie obowiązków formalnych podstawowym źródłem pozostaje tekst ustawy.
Źródło: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
https://www.gov.pl/web/rodzina/pytania-i-odpowiedzi4

[4] Państwowa Inspekcja Pracy, „W trosce o pracowników i pracodawców” – materiał dotyczący wewnętrznych procedur antymobbingowych, w tym przyjmowania zgłoszeń, zasad postępowania, poufności i działań prewencyjnych. Publikacja powstała przed nowelizacją z 2026 r., dlatego jest wykorzystywana jako źródło dobrych praktyk, a nie jako opis aktualnych obowiązków ustawowych.
Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy.
https://www.pip.gov.pl/dla-sluzb-bhp/magazyn-inspektor-pracy/artykuly/w-trosce-o-pracownikow-i-pracodawcow

[5] Antal, Dobra Fundacja, „Mobbing w środowisku pracy”, raport 2024. Według raportu 71% badanych oczekiwało formalnego systemu zgłaszania skarg. Wśród barier utrudniających zgłaszanie problemów wskazywano m.in. brak zaufania do procedur oraz obawę przed negatywnymi konsekwencjami zgłoszenia. Dane pochodzą z badania opisanego w raporcie i należy je interpretować w granicach jego metodologii.
Źródło: Antal, Dobra Fundacja, „Mobbing w środowisku pracy”, 2024.
https://antal.pl/wiedza/raport/mobbing-w-srodowisku-pracy

[6] Kodeks pracy, art. 104³. Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Art. 94³a § 6, obowiązujący od 5 listopada 2026 r., nakazuje odpowiednie stosowanie art. 104³ również do regulaminu wydawanego na podstawie art. 94³a.
Źródła:
Kodeks pracy:
https://eli.gov.pl/eli/DU/1974/141/ogl

Ustawa zmieniająca z dnia 19 czerwca 2026 r., Dz.U. z 2026 r. poz. 1046:
https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/1046/ogl

[7] Ustawa z dnia 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, Dz.U. z 2026 r. poz. 1046, art. 4 i 6. Ustawa wchodzi w życie po upływie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia, czyli 5 listopada 2026 r. Pracodawcy mają następnie sześć miesięcy na dostosowanie regulaminu pracy do nowych wymagań albo wydanie regulaminu, o którym mowa w art. 94³a § 1. Termin na dostosowanie upływa 5 maja 2027 r.
Źródło: https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/1046/ogl

---